2022-12-26 19:25:42

The Basics of Money Management


Editors note: This article was excerpted from 202 Services You Can Sell for Big Profits .

Getting paid and money management can be tricky business because, in addition to customers, cash flow and managing your accounts properly is what keeps your business humming along. Consequently, getting paid in full and on time, as well as understanding money management, has to become a priority, even if you elect to hire an accountant or bookkeeper to manage the books. You will still need to familiarize yourself with basic bookkeeping and money management principles and activities such as understanding credit, reading bank statements and tax forms, and making sense of accounts receivable and payable. You also have to give careful consideration to the purchase payment options you offer customers, including cash, checks, debit cards, credit cards and online payment options, as well as establishing payment terms and debt collection in the event of nonpayment.

Opening a Bank Account

Once youve chosen a name and registered your business, you will need to open a commercial bank account. Setting up a business bank account is easy. Start by selecting the bank you want to work with--think small-business-friendly--and call to arrange an appointment to open an account. Theres not much more required than that. However, when you go, make sure you take personal identification as well as your business name registration papers and business license, because these are usually required to open a commercial bank account. The next step will be to deposit funds into your new account (even $100 is okay). If your credit is sound, also ask the bank to attach a line of credit to your account, which can prove very useful when making purchases for the business or during slow sales periods to cover overhead until business increases. Also be sure to ask about a credit card merchant account, debit account, and other small business services.


When it comes time to set up your financial books, you have two options--do it yourself or hire an accountant or bookkeeper. You might want to do both by keeping your own books and hiring an accountant to prepare year-end financial statements and tax forms. If you opt to keep your own books, make sure you invest in accounting software such as Quickbooks or Quicken because theyre easy to use and makes bookkeeping almost enjoyable. Most accounting software programs allow you to create invoices, track bank account balances and merchant account information, and keep track of accounts payable and receivable.

If youre unsure about your bookkeeping abilities even with the aid of accounting software, you may wish to hire a bookkeeper to do your books on a monthly basis and a chartered accountant to audit the books quarterly and prepare year-end business statements and tax returns. To find an accountant or bookkeeper in your area, you can contact the US Association of Chartered Accountants or the American Institute of Professional Bookkeepers . In Canada, you can contact the Chartered Accountants of Canada or the Canadian Bookkeepers Association .

If youre only washing windows on weekends to earn a few extra bucks, theres little need for accounting software or accountant services. Simply invest in a basic ledger and record all business costs and sales. Since you are doing it on your own, be sure to use a commonsense approach when calculating how much to invest in your business vs. expected revenues and profits. Also remember to keep all business and tax records in a dry and secure place for up to seven years. This is the maximum amount of time the IRS and Revenue Canada can request past business revenue and expense information.

Accepting Cash, Checks and Debit Cards

In todays super-competitive business environment, you must provide customers with many ways to pay, including cash, debit card, credit card and electronic cash. There is a cost to provide these payment options--account fees, transaction fees, equipment rental and merchant fees based on a percentage of the total sales value. But these expenses must be viewed as a cost of doing business in the 21st century. You can, however, reduce fees by shopping for the best service with the best prices. Not all banks, merchant accounts and payment processing services are the same, and fees vary widely. You can also check with small business associations such as the chamber of commerce to see if they offer member discounts; its not uncommon to save as much as 2 percent on credit card merchant fees. Just remember, consumers expect choices when it comes time to pay for their purchases, and if you elect not to provide these choices, expect fewer sales.

Cash is the first way to get paid, which is great because its liquid and theres no processing time required. As fast as the cash comes in, you can use it to pay bills and invest in business-building activities to increase revenues and profits. The major downside is that cash is risky because you could get robbed or lose it. In cases like that, collecting from your insurance company could prove difficult if theres no paper transaction as proof. Even if you prefer not to receive cash, there are people who will pay in cash, so get in the habit of making daily bank deposits during daylight hours. Also invest in a good-quality safe for cash storage for times when you cannot get to the bank.

If youre running a service business, one the most popular way people still pay for services is with a check. You have to take a few precautions to ensure you dont get left holding a rubber check, especially when dealing with new clients. Ask to see a photo ID and write the customers drivers license number on the check. If the amount of the check exceeds a few hundred dollars, ask the buyer to get the check certified or pay with a bank draft instead, especially if the client




编者按:本文摘自 202可以为大利润出售的服务 。

获得付款和资金管理可能是棘手的事情,因为除了客户,现金流和正确管理您的帐户是什么让您的业务顺畅。 因此,即使您选择聘请会计师或簿记员来管理图书,必须全额及时地获得报酬以及了解资金管理。 您还需要熟悉基本的簿记和资金管理原则和活动,例如了解信贷,阅读银行对账单和税务表格,并了解应收账款和应付账款。 您还必须仔细考虑您为客户提供的购买付款选项,包括现金,支票,借记卡,信用卡和在线支付选项,以及在未付款时确定付款条件和收款。


一旦您选择了一个名称并注册了您的业务,您将需要开设一个商业银行帐户。 设立商业银行帐户很容易。 首先选择您要使用的银行 - 认为小企业友好,并打电话安排预约开户。 没有比这更多的要求。 但是,当您走的时候,请确保您采取个人身份以及您的商业名称注册文件和营业执照,因为这些通常需要开立商业银行帐户。 下一步是将资金存入您的新帐户(甚至100美元可以)。 如果您的信用良好,还要求银行在您的帐户附加一行信用额度,这对于业务进行购买或在销售期间缓慢期间可以证明非常有用,以弥补业务增长。 另外请务必询问一张信用卡商家账户,借记帐户和其他小型商业服务。


当您设置财务书籍时,您有两种选择 - 自己做或聘请会计师或簿记员。 您可能希望通过保留自己的图书和聘请会计师来编制年终财务报表和税务表格。 如果您选择保留自己的书籍,请确保您投资Quickbook或Quicken等会计软件,因为它们易于使用,并使簿记几乎享受。 大多数会计软件程序允许您创建发票,跟踪银行帐户余额和商家帐户信息,并跟踪应付账款和应收账款。

如果您在会计软件的帮助下不确定您的簿记能力,您可能希望聘请簿记员每月进行一次账簿和特许会计师每季度审核这些图书,并准备年终业务报表和税款回报。 要找到您所在地区的会计师或簿记员,您可以联系美国特许会计师协会或美国专业记账专员协会 。 在加拿大,您可以联系加拿大特许会计师事务所或加拿大账簿协会 。

如果你只是在周末洗窗户赚取额外的一些钱,那么几乎不需要会计软件或会计服务。 简单地投资一个基本的分类账,记录所有的业务成本和销售。 由于您自己做,因此在计算您的业务投资额与预期的收入和利润时,请务必使用常识方法。 还要记住将所有商业和税务记录保存在干燥安全的地方长达七年。 这是美国国税局和加拿大税务局可以请求过去业务收入和费用信息的最长时间。


在当今竞争激烈的商业环境中,您必须为客户提供多种支付方式,包括现金,借记卡,信用卡和电子现金。 根据总销售额的百分比,提供这些付款方式 - 帐户费用,交易费用,设备租金和商家费用是有代价的。 但这些费用必须被视为21世纪开展业务的成本。 但是,您可以通过以最优惠的价格购买最佳服务来降低费用。 不是所有的银行,商家帐户和支付处理服务都是一样的,费用也差别很大。 您还可以与商会等小型商业协会联系,查看是否提供会员折扣; 在信用卡商家费用上节省高达2%的情况并不少见。 只要记住,消费者在购买时需要付出代价,如果您选择不提供这些选择,预期销售额将会减少。

现金是获得报酬的第一种方式,这是很好的,因为它是液体的,没有处理时间。 与现金一样快,您可以使用它来支付账单和投资于业务建设活动,以增加收入和利润。 主要的缺点是现金是有风险的,因为你可能被抢劫或失去它。 在这种情况下,如果没有纸交易作为证明,从您的保险公司收集可能会很困难。 即使你不想收到现金,也有人会用现金支付,所以习惯于在白天进行每日银行存款。 在不能到银行的时候,也要投资一个优质的现金存储保险箱。

如果您正在经营服务业务,人们仍然需要支付服务的最受欢迎的方式是支票。 您必须采取一些预防措施,以确保您不要留下橡胶支票,特别是在处理新客户时。 要求查看照片ID,并在支票上写上客户的驾驶执照号码。 如果支票金额超过几百美元,请要求买家取得支票,或者用银行汇票付款,尤其是客户是新来的。 还要习惯检查日期和美元金额,以确保它们是正确的。 我被抓住了几次,错误的日期和美元金额,因为一个简单的错误得到一个新的支票是非常耗时的。

借记卡是另一种选择,但要接受借记卡,您需要购买或租借借记卡终端。 大多数银行和信用社为企业客户提供借记卡设备和服务。 处理设备将为连接到常规电话线的终端每月约40美元,蜂窝终端每月约100美元,加上电话线路或蜂窝业务的费用。 银行也收取交易费用,每次每次交易时,您都可以根据美元价值和使用频率等变量,从每次交易中扣除10美分至50美分。


许多消费者已经把纸币全部替代了购买商品和服务的塑料。 事实上,让客户选择用信用卡支付购买通常对成功至关重要。 如果您打算在网上做生意,尤其是使用信用卡和电子现金来完成几乎所有的网络销售和金融交易。 为客户提供信用卡付款方式,您需要开立信用卡商户帐号。 通过访问您的银行或信用合作社或通过联系商业账户经纪人,如第一美国卡服务 , 国际 卡服务或商户帐户快递开始查询开户。 提供你的信用是正确的,你会遇到几个障碍。 如果您的信用不佳,您可能无法打开商家帐户或提供大量的保证金。 如果您仍然未能成功,则下一个最佳选择是使用在线支付服务提供商开立账户,这将在下一节中讨论。

打开信用卡商家帐户使您能够接受信用卡付款的优点很多。 事实上,研究证明,接受信用卡的商家可以将销售额提高50%。 更不用说,您可以通过电话,邮寄和亲自接受信用卡付款,并通过每月或每次协议获得客户信用卡的许可,分期付款。 当然,所有这些好处都是有代价的,特别是当你认为你必须支付申请费,设置费,购买或租赁处理设备和软件,支付管理和报表费用,并支付处理和交易费用占总销量的2%至8%。 这些费用再次被视为经营成本。


在线支付服务允许人们和企业通过互联网以电子方式兑换货币。 这些服务非常受消费者和商家的欢迎。 PayPal是在45个国家拥有超过4000万会员的更受欢迎的在线支付服务之一,提供个人和商业账户服务。 这两种类型的账户都可以通过电子方式将资金转移给会员,但只有商业帐户才能让商家接受商品和服务的信用卡付款。 在线支付服务的优势在于,无论您的信用评级或预期的销售量如何,您都可以快速,轻松和便宜地打开,您可以通过任何具有电子邮件帐户的客户收到付款。 您可以将资金直接存入您的帐户,发出支票并发送邮件,或者将资金存入您的帐户,以利用您的借记卡。 唯一真正的缺点是大多数服务将您的客户重定向到他们的网站以完成交易。 这可能会混淆在某些情况下会放弃购买的人。 尽管如此,在线支付服务的优势远远超过任何缺点。


每个小企业主也需要制定付款条款政策。 虽然您一定要规范您的付款方式,但同时您也必须具有足够的灵活性,以满足客户的个性化需求。 设定付款条件涵盖存款,进度付款和扩展信贷。 在提供服务或交付产品之前,必须与客户建立明确的书面付款条件。 您的付款条件应打印在您的估算表格中,包括在正式合同和工作订单中,并打印在您的最终发票和月度帐单上。


如果您经营服务业务,您必须习惯于在提供服务之前要求客户提供存款,特别是如果这些工作还涉及必须提前支付的产品销售费用。 在这种情况下,存款应至少为材料的价值。 如果您仅提供劳动力,则在提供任何服务之前,尽量确保至少三分之一到合约总价值的一半。 您的订单或合同应明确说明存款信息。 关于取消的订单或合同的信息以及您的退款政策也应在您的表格上。 确保存款是确保最佳方式,如果客户取消工作或合同,至少可以覆盖基本的自付费用。


进度支付也是确保您不要让自己面临财务风险的一种方式。 成功确保进度付款的关键是预先确定您的合同和付款条件。 同意在项目的不同阶段到期的金额。 您可以使用百分比来计算进度付款,例如25%存款,交付任何资料25%,实质完成25%,完成余额或实质完成后30天内。 或者您可以根据与具体工作范围,工作或提供的服务相关的指标安排更具体的进度付款。 无论您使用的系统如何,大型工作的进度付款可以大大减少您面临的财务风险。


在大多数情况下,无需向消费者提供信贷,除非您提供每月收费的病虫害防治服务或分阶段完成的主要合同等服务。 一般来说,交易完成后,您应该全额支付。 然而,在企业对企业销售的情况下,商业客户通常会希望以旋转帐户为基础,如交付产品或完成服务后的30,60,90或有时120天的某种类型的信用。 理想情况下,您希望尽快付款,所以如果发票在一周内支付,您可能希望提供2%的折扣。 如果您确信信用额度,请务必首先进行信用检查,特别是在大量资金受到威胁时。 美国和加拿大有三家主要的信用报告机构: Trans Union , Equifax和Experian 。 所有三家信用机构都在为所有申请信贷的每个人,企业和组织编制和维护信用档案。


无论您将信用额度授予客户多么小心,一时间您将不会按时或全部付款。 你能做什么来获得报酬? 获得报酬的第一条规则是让您的违规客户保持通信畅通,并通过使用非威胁性电话,信件和个人访问来保持压力。 您无法合法地恫吓客户付款,但您可以解释为什么要付出最大的利益 - 即保持您的业务关系完好无损,不支付可能会损害他们的信用评级,或者如果他们这样做,您可以起诉他们不付钱

另一个选择是聘请收款机构收取未偿债务。 收款机构通常收取所欠总费用的百分比,最多可达50%。 信用与收藏专业人员协会是找到合作机构的良好起点。

你的最后一个选择是将小额索赔法庭的犯罪帐户交给小额索赔法庭,但请记住,小额索赔法庭对您所在州或省的起诉有多少限制,从1,500美元到25,000美元不等。 申请费用由国家和省份也不同,这些费用必须预先支付。 但是如果你赢了,那么这些费用会被添加到你的奖金中。 作为一个经验法则,小企业主将人们送到法庭进行不付款通常代表自己,因为潜在的奖励金额通常很小,并没有证明律师的费用和费用。 即使你赢了,你也不一定要支付你被授予的金额。 你可以赢得判决,但仍然要通过扣除收入或扣押资产来追查被告。 您可以通过联系您当地的法院了解更多关于小额索赔法庭程序和申请费用的信息。



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